Webdanmark.com hedder nu IMPACT


Læs mere
7 TING SUCCESFULDE PROJEKTLEDERE ALDRIG GØR

7 TING SUCCESFULDE PROJEKTLEDERE ALDRIG GØR

27. januar 2016

Som projektleder har man groft sagt gjort det til sin levevej at håndtere udfordringer på daglig basis. Jeg har i hvert fald aldrig mødt en projektleder, der ikke kunne snakke med om uforudsete hændelser, fejlslagen kommunikation og frustration blandt projektdeltagerne. Jeg har selv en del dyrt købt erfaring med i baggagen, og selvom det uden tvivl har gjort mig til en skarpere projektleder, så er der en del, jeg ville ønske, at jeg havde vidst. Jeg har samlet de 7 vigtigste ting, som succesfulde projektledere aldrig gør.

1. Antager at planen holder

Planen holder aldrig! Uanset om du kører agil projektledelse eller den mere konventionelle vandfaldsmetode, og du planlægger projektets aktiviteter, budgetter, kommunikation og roller til perfektion, så er succesfulde projektledere ikke bange for at antage, at planen ikke holder. time36Onde tunger ville sige, at hvis du laver en plan B, så har du allerede indrømmet over for dig selv, at plan A ikke holder. Den indstilling er ikke meget værd som projektleder, når en leverance bliver forsinket og truer med at skubbe hele projektet. Derfor skal du sørge for, at det ved opstart bliver bragt frem i lyset, at der altid er risici, og at projekter af natur er unikke og umulige at forudsige. En god risikoanalyse med tilhørende risikohåndteringsplan afhjælper selvfølgelig en del af usikkerheden, men det er din holdning til planer, der er udgangspunktet.

 

2. Antager at alle er enige

Alle succesfulde projektledere ved, at forventningsafstemning er kernen i, om et projekt bliver anset som succesfuldt eller ej. Heri ligger en ofte undervurderet diskussion omkring, hvad der skal leveres, for at projektet er færdigt. best-choiceDet lyder banalt, men hvis ikke slutproduktet er beskrevet, forstået og accepteret i detaljer, så er det utroligt svært at vurdere, hvornår et projekt reelt set er færdigt. Det resulterer ofte i ”evighedsprojekter”, der hele tiden lige skal ændres en smule, før resultatet er helt på plads. Det er hverken leverandører eller kunde interesserede i, men det er trods alt den fejl, der efter min vurdering sker oftest. Sørg derfor for, at dit projektteam og modtageren af slutresultatet er med til at definere, nedbryde og acceptere de produkter, som projektet skal munde ud i.

 

3. Holder på opgaverne

Ofte påtager projektlederen sig for mange arbejdsopgaver. Det kan skyldes flere ting, men kernen i tendensen lader ofte til at være holdningen om, at selvgjort er velgjort. Jeg er selv gået i fælden et par gange, og har sidenhen indset, businessman276at der jo ikke er nogen pointe i at have et team, hvis man ikke uddelegerer arbejdsopgaverne. Derudover er der stor risiko for, at man mister målfokus og overblik, når man som projektleder begraver sig i arbejdsopgaverne. Når arbejdsopgaver uddelegeres, giver du tværtimod dig selv mulighed for at fokusere på projektets overordnede mål og strategi. Dine teammedlemmer skal ligeledes udfordres og motiveres, og det bliver de netop ved at få ansvaret for opgaver, så de bidrager til både fælles og individuelle mål. Succesfulde projektledere mestrer kunsten at uddelegere, med øje for teammedlemmers individuelle udviklingsområder.

 

4. Panikker

businessman277Når projektet er sat i gang, vil det med 99 % sikkerhed løbe ind i uforudsete udfordringer. Her er det vigtigt, at du som projektleder bevarer det kølige overblik, og ikke lader dig rive med af en mere eller mindre panisk stemning blandt projektdeltagerne. Bevar roen, hold dig til fakta, søg løsningerne. Forvent ikke at du alene kan finde løsningerne, men inddrag derimod dit team og gør det på en rolig, velovervejet måde, så der ikke bliver truffet forhastede beslutninger, som senere viser sig dårlige.

 

5. Forholder sig afventende

Succesfulde projektledere er proaktive projektledere (men ikke nødvendigvis omvendt). drink70Som projektleder er det dig, der skal drive projektet fremad. Det gør du kun ved at være proaktiv i din måde at styre projektet på. Påmind dit team om den kommende deadline, indkald til mødet før du bliver bedt om det, lav planen før dine projektdeltagere indser, at den er nødvendig og råb op, når du ser en forhindring ude i horisonten. Det er dig, der skal tænke de næste skridt igennem, så gør det grundigt og velovervejet. På den måde undgår du også i stor stil at ende som brandslukkeren, der må piske fra det ene problem til det næste med stor risiko for at miste fokus på projektets overordnede mål.

 

6. Undlader at kommunikere

Mangel på kommunikation skaber uro og utryghed hos dine projektdeltagere og ikke mindst hos modtageren af slutproduktet. En succesfuld projektleder kommunikerer hellere for meget end for lidt. Om det er gennem telefonopkald, mails, statusmøder, loudspeaker17interne nyhedsbreve eller noget helt andet, er noget man aftaler ved opstart af projektet, og det vil ofte variere, alt efter hvilken interessent, der kommunikeres til. Vigtigst er, at dine projektdeltagere føler sig velinformerede omkring projektets fremdrift, og at de har en god fornemmelse af, at problemer ikke bliver ”fejet under gulvtæppet”. Den succesfulde projektleder ved, at god, transparent kommunikation er basis for et godt samarbejde.

 

7. Lader ændringer gå ubemærket hen

Selvom forventningerne er afstemt ved projektstart, vil der ofte komme ændringer til den oprindelige plan eller det oprindelige slutprodukt. Der kan f.eks. være tale om et ændringsønske fra modtageren af produktet eller en leverance, som bliver forsinket. Ændringer bliver af mange projektledere anset som roden til alt ondt, exitog ordet i sig selv har da også en negativ klang i de fleste projektleder-ører. Men sådan behøver man slet ikke anskue det. I mange tilfælde vil der være fordele ved at inddrage en ændring – det kunne f.eks. være en ændring, som forbedrer kvaliteten af slutproduktet eller en ændring i måden at producere et bestemt del-element, som giver færre omkostninger. Uanset hvad, skal ændringer altid tydeliggøres og kommunikeres til dine projektdeltagere. Og det skal være helt klart for alle, hvilken betydning ændringen har for projektets mål, hvis/når den indtræffer.

Jeg håber du blev klogere! Supplér endelig listen med dine egne dyrt købte lærepenge, som andre vil kunne få gavn af.

Project Manager Jeg brænder for e-commerce og er drevet af at skabe brugbare resultater, især inden for omnichannel-verdenen. Jeg finder projektleder-rollen utrolig spændende, da jeg får lov at være del af, samt påvirke den fulde løsning.

Kontakt Anne

Send min besked

Knyt en kommentar til indlægget