Webdanmark.com hedder nu IMPACT


Læs mere
Agil projektleder i konsulentbranchen: Pak det rigtige til din agile projektrejse

Agil projektleder i konsulentbranchen: Pak det rigtige til din agile projektrejse

1 kommentar 2. oktober 2017

Vores Senior Project Manager, Mads Holst Knudsen fortæller om sine erfaringer med agile projekter og giver tips til, hvordan du lykkes på din agile projektrejse.

Individuals and interactions over processes and tools“, hedder det så fint i det agile manifest. Agilitet er en måde at tænke på frem for en specifik proces eller et specifikt værktøj – man erstatter bureaukrati og låste krav med løbende dialog og videreudvikling af krav, i takt med at man bliver klogere.

Men hvad betyder det i praksis for en projektleder i IT-konsulentbranchen, hvor man kun meget sjældent får ressourcer og budget forærende uden på forhånd at redegøre detaljeret for, hvordan man vil bruge dem?

Den agile rygsækrejsende

En god måde at tænke på et agilt projekt på er som en rygsæk-rejse. Din projektleder rygsæk skal være fyldt med netop de letvægtsværktøjer og -processer, der sikrer, at alle interessenter før og under projektet føler tillid til, at teamet arbejder effektivt, og projektets mål vil blive nået.

Hvis du pakker for let eller forkert, kan den altafgørende tillid hos projektdeltagerne fordufte, når der kommer bump på rejsen (hvad der næsten altid gør).

Men hvis du på den anden side (nogle gange påtvunget) overfylder din rygsæk med alt for mange kontraktkrav, forudgående specifikationer og tung proces og rapportering, kan det tilsigtet agile projekt komme til at minde mere om et vandfaldsprojekt med alle de ulemper, der er forbundet hermed.

Kriterier for den rette oppakning

Så hvordan finder du ud af den rigtige balance – den helt rigtige bagage at tage med på din agile projektrejse? Det afhænger bl.a. af:

Projektets kontrakt
Er projektets kontrakt skruet sammen, så den muliggør agilt arbejde? Er kontrakten lavet på fastpris eller time & material? Er der lavet detaljerede kravs- / løsningsspecifikationer af hvert eneste element, eller er der mulighed for fortolkning, som man bliver klogere i løbet af projektet? Du vil altid kunne anvende agile elementer i din dag-til-dag metode – men på et fastprisprojekt med detaljerede specifikationer for alle elementer vil de bureaukratiske udfordringer ved ændringer ofte kraftigt mindske tilskyndelsen til at påpege nødvendigheden af ændringerne.

Kundens modenhed
Har kunden erfaring med og tillid til agile projekter og med at interagere direkte frem for gennem specifikation og rapportering? Har kunden afsat tilstrækkelige og kompetente ressourcer til at understøtte den krævede løbende interaktion med projektteamet? Er viden og beslutningskompetence hos kunden fordelt på mange, eller er der én kvalificeret, stærk og fast allokeret Project Owner, der har magt, som han/hun har agt? Du skal være ekstremt opmærksom på faresignaler hos kunden – og designe din interaktion, risikostyring og rapportering efter eventuelle mangler, der er synlige fra starten eller bliver synlige efterhånden.

Standardprocesser i din organisation
De fleste virksomheder i konsulentbranchen har en eller anden form for standardproces / organisering / rapportering, som du vil være tvunget til at følge. Men det er sjældent, at man ikke kan opnå undtagelser med tilstrækkeligt gode argumenter: Husk at stille dig kritisk over for, om tung dokumentation og rapportering kan erstattes af løbende og tæt kommunikation internt og med kunden: Dit mål er at pakke den lettest mulige oppakning fra starten – og så løbende evaluere, om noget kan undværes, eller noget bør tilføjes.

Din modenhed som projektleder
Har du erfaring med at arbejde agilt? Har du erfaring med det emneområde / de teknologier, som projektet omhandler? Jo mere relevant erfaring, du har, jo mere rendyrket agil kan du tillade dig at være i din tilgang – ligesom du bliver bedre til at ramme det helt rigtige indhold din rygsæk, jo flere gange du rejser!

Teknologisk platform
Et projekt starter sjældent på bar bund men ud fra en teknologisk platform med standardfunktioner i større eller mindre grad. Der vil måske være tillægsmoduler og måske kode eller opsætninger fra tidligere kunder, der kan benyttes som grundlag. Jo større teknisk usikkerhed / rum for fortolkning, der er i den teknologiske platform og kravene fra projektaftalen, jo bedre vil projektet egne sig til agil metode. Men selv i meget standardiserede / detailbeskrevne projekter vil der altid være agile elementer (daglig status/standup, fokus på direkte interaktion med kunden), som kan resultere i højere effektivitet og kvalitet.

Teamets modenhed
Har teamet erfaring det emneområde / de teknologier, som projektet omhandler? Har de selv estimeret opgaverne, er estimaterne kvalificerede, og står de selv på mål for dem? Har teamet erfaring med og interesse for agil metode, så de selv driver processen frem for at få den påtvunget? Har du en eller flere stærke tech leads / arkitekter, som er kvalificerede og udadvendte nok til at tage direkte ansvar for den tekniske løsning over for kunden? Er teamet samlet, eller geografisk distribueret, måske endda helt eller delvist offshoret? I en agil idealverden er projektlederen overflødig, og interaktion foregår direkte mellem konsulenter/udviklere og kunden – men i praksis er der næsten altid stor værdi i at have en projektleder, om ikke andet til at samle trådene og orientere dem, der betaler gildet.

Projektleder IT værktøjer
Du vil typisk skulle bruge flere forskellige IT-systemer eller dokumenter internt til f.eks. opgavestyring, tidsregistrering og fakturering. Det er vigtigt at have 1) et fælles IT opgaveværktøj til kommunikation, dokumentation, estimering og grooming af opgaver, og 2) et samlet og løbende overblik over projektets tal (estimater, forbrug og restestimater), som man kan generere rapporter ud fra. Det lyder enkelt, men det er det aldrig. Bruger din organisation ét system til det hele vil du ofte mangle fleksibilitet og mulighed for specialrapporter, og bruger din organisation flere systemer, har du selv opgaven med at samle tallene og udtrække samlede rapporter.

Risikostyring som fællesnævner

Synes du, ovenstående liste minder meget om risikostyring fra mere klassisk projektledelse, har du fuldstændig ret. Det er tilsvarende overvejelser og mange af de samme risikofaktorer, man finder i klassiske projekter – og løbende risikostyring bliver endnu vigtigere, når udfaldsrummet i det agile projekt ændrer sig, efterhånden som man bliver klogere.

Det er forbavsende, som man som erfaren projektleder på forhånd kan sætte fingeren på næsten alt, hvad der kan gå galt i et projekt, og spotte de projekter eller delopgaver, der på forhånd er dømt til vanskelige kår. Det skal du gøre og dele dine iagttagelser med alle interessenterne med faste intervaller.

Find din egen stil

Min personlige stil som agil projektleder hos IMPACT er at overvåge projektets tal (særligt restestimater og forventede opgavetotaler) på dag-til-dag basis for den enkelte opgave såvel som for det samlede projekt. At have styr på tallene og opdatere ændringsloggen i god tid giver tillid fra de øvrige interessenter og frihed til sammen med teamet at være agil i selve opgaveudførelsen. Jeg holder scrum med udviklerne og markerer eventuelle afklaringspunkter i en emneliste, som vi gennemgår med kunden minimum ugentligt. Herudover giver jeg en skriftlig status pr. sprint inkl. risici, ændringer og samlet økonomi med henblik på intern og ekstern styregruppe.

Så lette og fleksible er elementerne i min agile rygsæk – Du bestemmer, hvad der skal være i din!

Senior Project Manager

Mads har mere end 20 års erfaring som projektleder, og han har de seneste 2½ år arbejdet som Senior Project Manager hos IMPACT. Han er begejstret for IT, projektledelse og for at udvikle digitale forretninger.

Kontakt Mads

Send min besked

1 kommentar

  1. 31/10/17 Eva Merrild

    Super fint indlæg Mads. Ligesom du begejstres jeg af IT og udviklingen af den digitale forretning. Det handler netop om, at gøre rejsen så let som muligt. Rygsækken skal nemlig kun pakkes med de agile redskaber, som der umiddelbart er brug for. De løbende evalueringer skal undervejs tilpasses, måske lettes eller tilføje rygsækken nye værktøj. Min passion er netop, at brugerne får den ultimative oplevelse undervejs, der gør at projektet får succes.

Knyt en kommentar til indlægget