Webdanmark.com hedder nu IMPACT


Læs mere
Projektleder? Har du mange bolde i luften?

Projektleder? Har du mange bolde i luften?

16. marts 2018

Hvordan kan projektledere forbedre effektiviteten og sikre glade og tilfredse kollegaer og kunder? Det fortæller vores Project Cordinator, Christine Søndergaard Ravn, om i dette blogindlæg.

Som projektledere har vi typisk mange bolde i luften på samme tid, og vi bliver ofte hevet og trukket i fra alle sider. Det kan være, at vi driver et stort og forretningskritisk projekt, men det kan også være, at vi er tovholder på mange mindre projekter på samme tid. I begge tilfælde er der behov for at have klare linjer og gode rutiner at arbejde ud fra samt at kunne strukturere og effektivisere for ikke at drukne i møder, mails og post-its. Dertil er det vigtigt, at vi både fokuserer på de mere ”hårde” ting, man kan effektivisere, men det er også vigtigt, at vi er opmærksomme på de ”blødere” og mere personlige egenskaber.

Inden du dykker ned i nedenstående, vil jeg dog gerne gøre det klart, at vi som projektledere ALDRIG kan vide os sikre på, hvad der sker om lidt. Der er altid undtagelser fra reglerne, når man arbejder i en omskiftelig hverdag. Nedenstående pointer/fifs er baseret på erfaringer, og hvad der har virket for mig. Hvis du har andre gode råd, kommentarer eller fifs, så modtager jeg dem gerne!

vær Kaptajn på skuden

En kaptajn på et skib skal sørge for, at skuden kommer rettidigt til sin destination og med lasten sikkert i behold. I et projekt er det os projektledere, der er kaptajn og skal sørge for at styre projektet sikkert mod mål og inden for de rammer, vi har fået at arbejde med, dvs. tid, ressourcer og scope. Det er derfor vigtigt, at vi også tør at tage kaptajn-kasketten på. Det gælder både, når vi skal få teamet til at levere men også overfor andre stakeholders som f.eks. styregruppen.

Henrik Heeris, Projektkonsulent og underviser hos Mannaz, sagde til et oplæg om Fremtidens projektleder, at en ”styregruppe” har fået sit navn, fordi det er en ”gruppe”, der skal ”styres”. Dette kan være en god huskeregel med tanke på, at vi ikke kun skal fremlægge status på projektet for styregruppen. Vi skal også give dem beslutningsoplæg, som de kan tage beslutninger på baggrund af. På denne måde sikrer vi, at styregruppen får fokus på de relevante opgaver og træffer de rigtige beslutninger i projektet, som kan gøre vores hverdag nemmere.

Dertil kommer, at vi ALDRIG må være bange for at sige de fire små ord ”det ved jeg ikke”. Der er vigtigt at turde sige ”det ved jeg ikke” både til kunder og kollegaer. Det betyder ikke, at vi viser svaghedstegn. Vi skal ikke vide alt. De ting vi ikke ved, kan vi altid undersøge. Det er nemt at få den følelse, at vi som projektledere skal være alvidende og altid kunne svare på alle spørgsmål, der må opstå under et projekt, men vi arbejder netop med eksperter på vores teams, for at de kan hjælpe med at finde svarene på alverdens spørgsmål. Der findes dog også måder, hvorpå vi kan sige ”det ved jeg ikke” på en mere elegant måde, og hvor vi ikke siger sætningen direkte. Eksempelvis kan vi sige: ”Vores Tech Lead har et langt mere præcist svar på dit spørgsmål, end jeg kan give dig på stående fod. Jeg følger lige op og vender tilbage til dig”.

Snak med dit team/dine teams hver eneste dag

Måske netop derfor skal vi heller ikke undervurdere værdien af den uformelle samtale, da denne er med til, at alle i teamet lærer hinanden bedre at kende. Det vil samtidig gøre teammedlemmerne mere trygge ved at komme til dig og hinanden med problemer, som derved kan løses, inden de bliver til store show-stoppere. Selvfølgelig er alle mennesker forskellige, og det er ikke alle, der synes, at det er hyggeligt at tale om sine weekendplaner, eller at høre om dine for den sags skyld. Derfor er det vigtigt, at vi bruger energi på at fornemme, hvad det enkelte team-medlem har brug for, så der hele tiden er god dynamik i teamet. Af samme årsag er det også vigtigt, at hele teamet med passende mellemrum samles i en uformel sammenhæng, hvor der i udgangspunktet ikke tales arbejde. Det kan sagtens bare være at spise frokost sammen en gang om ugen. Formålet er at skabe nogle vaner omkring kommunikationen, så alle kan række gnidningsfrit ud til hinanden på tværs af teamet.

Løbende forventningsafstemning med kunden/stakeholders

Når vi arbejder i projekter, og som hos IMPACT ofte i agile projekter, så er den løbende forventningsafstemning med både teamet og med kunden/stakeholders i projektet yderst afgørende. Manglende forventningsafstemning resulterer ofte i, at der ikke leveres det mest optimale produkt, Det skyldes typisk ikke, at vores ressourcer ikke er dygtige og kompetente. Ofte er det, fordi det er ikke er 100 % klart, hvad der skal produceres, og vi skal huske på, at det i sidste ende er kundens tilfredshed, der afgør, om et projekt er succesfuldt. Ved det føromtalte oplæg om Fremtidens projektleder viste Henrik Heeris en ny udgave af den klassiske projekttrekant. Figur 1 viser den klassiske projekttrekant, mens figur 2 viser en ny udgave af projekttrekanten.

Denne nye udgave af projekttrekanten kan vi med fordel bruge i vores forventningsafstemning med kunden. Typisk ønsker kunden, at vi kan producere utrolig meget på kort tid og til ganske få penge. Alle parametrene har vi i vores klassiske trekant med ”Indhold”, ”Tid” og ”Ressourcer”. Hvis vi skal gøre projektdilemmaet mere spiseligt for kunden, kan vi spørge: ”OK, så vil du have god kvalitet. Vil du have det hurtigt, eller vil du have det billigt? Du kan KUN vælge to ud af disse tre.” På den måde kan vi finde frem til, hvad der er vigtigst for kunden og skabe klarhed over forventningerne til projektet.

Automatisér dine processer og værktøjer så meget som muligt

Hos IMPACT bruger vi projektstyringsværktøjet JIRA og videndelingsplatformen Confluence. En rigtig god tommelfingerregel at have over for kunder og projektdeltagere er denne: ”Hvis opgaven ikke eksisterer i JIRA, så eksisterer den ikke”. Hvis tommelfingerreglen opretholdes, skal vi aldrig bekymre os om, hvorvidt vi har husket det hele.

Vi, der er vant til at arbejde med JIRA, oplever dog ofte, at vi kan miste overblikket over de mange opgaver. Det gode ved JIRA er, at vi kan flytte opgaver rundt i forskellige statusser, og at der er et hav af filtreringsmuligheder. Så ved at opsætte nogle relevante filtre og vise dem på dashboards kan vi hele tiden følge med i de opgaver, som kræver vores opmærksomhed her og nu.

PLanlæg din ”mail-tid”

Når vi har mange bolde i luften og er spredt ud over flere, måske mange projekter, så er det vigtigt, at vi giver os selv mulighed for at fokusere. Derfor kan vi med fordel planlægge, hvornår vi vil tjekke vores mailboks og slå mailclient notifikationerne fra, når vi har behov for at fokusere på noget andet. Hvis vi hele tiden bliver afbrudt af en lille lyd eller en pop-up computerskærmen, går effektiviteten kun én vej. Derudover er filtrering i Outlook et værdifuldt redskab. Eksempelvis kan vi prædefinere regler for de mails, der tikker ind. Hos mig kommer alle notifikationer fra f.eks. JIRA direkte ind i en sekundær indbakke, så de ikke ”forurener” de vigtige e-mails. Denne indbakke kan så gennemgås for vigtige opdateringer et par gange om dagen. Derudover er de røde flag til markeringer særdeles brugbare til at signalere, hvilke mails der kræver action nu og her, og hvilke vi ikke behøver at bekymre os om før senere.

Always know your numbers

Vi ved det godt, og vi vil det alle sammen gerne, men det er bare en kæmpe fordel, hvis vi kan vores projekts/projekters hovedtal, hvis vores styregruppeformand kom og vækkede os midt om natten. Data og tal giver gode indikationer på et projekts ”helbred”, selvom der kan være omstændigheder, hvor et økonomisk succesfuldt projekt ikke nødvendigvis er en succes hos din kunde og omvendt. Bare fordi vi har leveret inden for tid og budget, betyder det ikke nødvendigvis, at kunden har fået det ønskede produkt.

Min kollega, Mads Holst Knudsen, har skrevet et særdeles godt indlæg om, hvordan han arbejder med risikostyring og tal i agile projekter, og dette kan måske inspirere dig til at optimere dine egne processer for denne del af projektledelseshåndværket.

Find DIN måde at gøre det på – og lær af dine kolleger

Det vil altid være sådan med projektledelse, at vi aldrig kan sætte to streger under, hvilke konkrete metoder der er de rigtige. Det er vigtigt, at vi hver især finder sin vores egen måde og personlige stil i håndværket, men samtidig skal vi også være villige til at lære nye måder at arbejde på. Det kan måske hjælpe os i en hverdag, der altid er travl og omskiftelig.

 

 

 

 

Christine er Projekt Coordinator hos IMPACT. Hun brænder for at optimere processer og for at få IT og forretning til at spille sammen.

Kontakt Christine

Send min besked

Knyt en kommentar til indlægget