Gentænk dit DAM-system og skab større værdi

Vil du nemt og hurtigt kunne administrere dine dokumenter, billeder og videoer? Har du en drøm om at samle alt digitalt indhold ét sted, så du altid kan finde lige præcis det, du leder efter? Og ønsker du nemt at kunne dele dokumenter og indhold på tværs af afdelinger i hele organisationen? Så bør du læse med her.

I takt med at tilstedeværelsen på digitale medier bliver en stadig vigtigere del af den daglige købsoplevelse, stiller kunderne større og større krav om rigt produktindhold. Mange virksomheder forvandles derfor til indholdsskabere og -udgivere med store mængder af digitale aktiver, der skal lagres og organiseres.

I dag løses denne problemstilling ofte med delte drev eller lignende, men det kan hurtigt give udfordringer – allerede når antallet af digitale aktiver overstiger nogle få tusinde filer. Det resulterer typisk i unødvendigt tidsforbrug på at finde filer, flaskehalse i forretningsprocesser, inkonsistent brandingudtryk, forringet kvalitet og kontrol samt længere time to market på produkter og services, hvor digitalt indhold spiller en vigtig rolle.

Et Digital Asset Management (DAM) system gør det muligt effektivt at lagre, dele og organisere digitale aktiver ét centralt sted og giver let medarbejdere, kunder og partnere kontrolleret adgang til dine filer – som f.eks. billeder, fotos, video, lyd, præsentationer, dokumenter med mere.

Men et DAM-system er langt mere end et sted at gemme og dele dine billeder, dokumenter og videoer. Det hjælper dig blandet andet også med at centralisere brand- og produktaktiver for at sikre et konsistent og genkendeligt image på tværs af digitale annoncer, salgssteder, produktkataloger eller på din webshop. Alt sammen er noget, der er vigtigt for at kunne differentiere sig på et konkurrencepræget marked.

Selvom DAM-systemer ofte er hurtige og relativt lette at implementere og anvende, er det i virkeligheden de færreste, der klar over den reelle værdi, DAM kan skabe for forretningen.

Med udgangspunkt i moderne DAM-systemer forsøger jeg i dette blogindlæg at beskrive nogle af de største fordele, du kan opleve ved at gentænke brugen af dit nuværende system eller ved implementering af et nyt DAM-system i din organisation.

Nem og hurtig søgning

Du kender følelsen. Du er helt sikker på, at du har læst en bestemt sætning i et dokument eller søger efter et helt bestemt billede, men mængden af ​​filer gør det svært at holde overblik og finde det indhold, du leder efter hurtigt og effektivt. DAM-systemer er specifikt designet til at søge på metadata og efter indhold i videoer, billeder, tekstdokumenter eller PowerPoint præsentationer. Det gør det let finde frem til det indhold, du søger, blot ved at indtaste få, relevante søgeord.

Foruden muligheden for at søge på metadata og indhold er det muligt at tilføje metadata, nøgleord/tags til dine filer, så du altid kan finde frem til filen gennem en søgning på de nøgleord, du tilknytter den. I dag har alle DAM-systemer manuelle taggingmuligheder, mens de mere avancerede systemer anvender kunstig intelligens og billedgenkendelse til automatisk at finde de rigtige nøgleord. Det sparer både tid og besvær og øger samtidig søgbarheden blandt alle dine digitale aktiver.

Gør det enkelt at samarbejde

Idet DAM hjælper med at centralisere alle digitale aktiver, opfordrer det til samarbejde på tværs af afdelinger og mellem interne og eksterne interessenter. Det er dermed slut med datasiloer, og du har ikke længere brug for komplekse lager- og løsningsstrukturer, der er spredt over forskellige placeringer og teknologier.

De fleste systemer har workflow-understøttende funktioner, der gør det muligt at kommentere, rette, ændre status og notificere hinanden om relevante opdateringer på filer. Det betyder, at en marketingmedarbejder kan sende sit arbejde til review og modtage respons og rettelser på sit arbejde direkte i systemet.

Du kan opsætte workflows baseret på statusser, som automatisk notificerer relevante personer, der er involveret i skabelsesprocessen. På den måde kan DAM være med til at øge effektiviteten og produktiviteten af arbejdsgangene og minimere flaskehalse gennem bedre understøttelse af workflows, når I arbejder med jeres digitale aktiver.

De fleste systemer gør det ligeledes muligt at bestemme, hvem der har adgang til hvilket indhold, så det nemt kan styres, hvem der kan redigere, downloade eller kun se bestemte filer i systemet.

Øger kvalitet og effektivitet

Det er dyrt og tidskrævende at producere indhold af høj kvalitet. Når du ikke kan finde det, du leder efter, bruges der ofte penge på at skabe eller købe nyt indhold. DAM giver dig mulighed skabe overblik over, hvilke digitale aktiver du har, bestemme hvilke der kan genbruges, og analysere hvilke der performer bedst.

Derudover kan du administrere alle licensoplysninger og holde styr på, hvor og hvornår indhold må og ikke må publiceres. Du sikrer dermed, at dine medarbejdere og kolleger altid arbejder med billeder, logoer og indhold, der er godkendt til brug. På den måde er det lettere at styre kvaliteten af indholdet, og du undgår at publicere materiale, der ikke lever op til bestemte kvalitetskrav.

Hvordan så dette billede ud sidste år? Hvem var den sidste person, der redigerede denne video?

Spørgsmål som disse er lette at besvare, hvis du bruger et DAM-system. Ingen oplysninger går tabt takket være versionering af indhold og logning af aktiviteter. Det betyder, at hvis du finder en fejl i allerede publiceret indhold, har du mulighed for at spore fejlen direkte tilbage til den originale kilde. Derudover kan du nemt gendanne tidligere versioner, hvis du får brug for det. Du har således lettere ved at undgå dubletter og sikrer, at du altid arbejder med den nyeste version – det hjælper dig både med at skabe en ensartet brandidentitet og sparer lagerplads.

Effektiv og mangfoldig anvendelse af dit digitale indhold er derfor en stor fordel ved brug af et DAM-system.

Nem integration med CMS, PIM og andre systemer

Det kan være vanskeligt og tidskrævende at styre alle dine digitale aktiver på forskellige platforme og sikre, at de altid er opdaterede med de nyeste produktbilleder og videoer.

Heldigvis tilbyder de fleste DAM-systemer direkte integration med alle de applikationer og systemer, du allerede bruger. Gennem åbne API’er sikrer DAM, at alle dine digitale aktiver og relaterede metadata er tilgængelige i dine andre systemer såsom CMS, PIM, e-handel eller sociale medier. På den måde kan du for eksempel sikre dig, at dit PIM-system altid er opdateret med de nyeste produktbilleder. Det betyder, at dine digitale aktiver kun skal vedligeholdes ét sted, giver god struktur og sikrer en ensartet brandkommunikation på alle dine platforme.