PIM • Få mest mulig værdi ud af PIM system

Er du kommet til den erkendelse, at din virksomhed har brug for at arbejde mere struktureret med Product Information Management (PIM), og vil du gerne gribe projektet rigtigt an fra starten? På baggrund af min erfaring lister jeg her 5 områder, som du bør afdække, inden du kaster dig ud i projektet. Gør du dét, vil du og din virksomhed være langt bedre rustet til at få mest mulig værdi ud af projektet og kunne lede det succesfuldt i mål.

Forberedelse er alfa og omega

Overvejer din virksomhed at investere i et Product Information Management System, så er forberedelse alfa og omega. For at nå i mål med den bedst mulige forberedelse er der en række områder, som du med fordel bør have kigget på og gjort klar, før du tager fat.

1. PRODUKTPROCESSEN

Første skridt er at skabe et overblik over produktprocessen – fra produktfødsel til produktdød. Her er det vigtigt at spørge dig selv:

Hvem har ansvaret for produktoprettelse, berigelse, fotografering og godkendelse?
Hvordan flyder en produktopgave fra én person til den næste?
Hvor er udfordringerne og flaskehalsene?

Og du skal ikke blive forskrækket, hvis du erkender at I har en proces, hvor det flyder med post-its, mails, og hvor enkeltpersoner er de eneste, der ved, hvordan tingene i virkeligheden bliver flyttet fra A til B. Det er selvfølgelig ikke optimalt men ikke noget, der ikke er set før.

Overvej, hvilke tiltag du nemt kan gennemføre for at forbedre processen – færre overdragelser, mere struktur, bedre overblik og videndeling på tværs – for at nævne et par stykker – og husk det gamle mundheld. Halvdelen af løsningen er at se problemet.

Jo større overblik du har over den eksisterende proces, jo bedre vil fremtidige processer være i sammenspil med PIM.

2. KANALER

Det næste skridt er at se på, hvor din virksomhed i dag udstiller produktdata – og overvej, hvad I gerne vil kunne fremadrettet.

Figur 1. Oversigt over kanaler

Her er det vigtigt at spørge dig selv:

Hvordan er kundens oplevelse i dag?
Hvilken oplevelse ser du gerne skabt, efter din PIM er implementeret?
Præsenteres der mange produktdetaljer?
Vises der relaterede produkter?
Hvad med reservedele?
Eller produktanbefalinger?

Alle spørgsmål er vigtige for at kunne konfigurere PIM’en til at understøtte netop dine behov.

3. EKSISTERENDE DATA

En god PIM-løsning bygger i afgørende grad på gode data. Derfor er tredje skridt at se på alle dine data.

I hvilke systemer er dine produktdata i dag?
Hvor god kvalitet er de i?
Har du tillid til al din produktdata?
Hvilke oplysninger er ikke tilgængelige i dag og skal manuelt fødes?

Hvis kvaliteten ikke er tilstrækkelig, vil det give rigtig god mening at få gennemført udbedringer, inden du opstarter et PIM projekt. Ellers vil PIM uundgåeligt arve og udstille mange af de unøjagtigheder, som findes i dine data. Hvilket alt andet lige medfører en tungere manuel proces i forhold til kontrol og tilretning af data.

Alternativt anbefaler jeg, at du tager et skarpt kig på det, efter din PIM er implementeret.

4. PRODUKTER, MEDIER OG SPROG

Herefter skal du kigge nærmere på dine produkter og spørge dig selv:

Hvor mange produkter påregner du at styre via PIM?
Hvordan er sammenhængen mellem kategorier, produktgrupper, serier, moduler og delkomponenter?

Oftest kan ovenstående sammenhæng stilles op som et hierarki, hvilket ofte er en god øvelse for at få et overblik. Fra produktkategorien i toppen og ned til det specifikke varenummer, du sælger.

På engelsk arbejder man med to begreber: Product & Item. Hvor Item er det specifikke fysiske produkt, du kan stå med i hånden (et EAN nr.), vil Product normalt være et produktnavn, kombineret med en farve og/eller størrelse.

DREJEBOG: 5 TING DU SKAL HUSKE, I DIN PRODUKTBERIGELSE

Berigelse af produkter har aldrig været vigtigere. Kunderne vil vide alt, hvad der er at vide, og se alt, hvad der er at se. Men hvordan navngiver man korrekt, hvilke billeder skal prioriteres, og hvad med beskrivelserne? Få alle svarene her.

Overvej også, hvilke produktoplysninger der er vigtige for dine kunder at have i forhold til deres købsbeslutning.

Hvilke oplysninger er need-to-have?
Hvilke oplysninger er nice-to-have?
Hvad med sprog?
Hvilke billeder, videoer, pdf’er er essentielle for at præsentere dine produkter bedst muligt?
Har du fastlagt en standard for billedtyper såsom front-, left-, right-, top- og environment-shots – og i hvilke opløsninger?

5. STAKEHOLDERS

Inden du påbegynder et PIM projekt, er det vigtigt at få styr på dine interne stakeholders. Der er tit lidt forvirring om, hvorvidt PIM er et produktsystem for produktfolk, et marketingsystem for marketingfolk eller et data management system for IT-folk.

At drive et succesfuldt PIM projekt kræver faktisk involvering af alle tre grupper – både før, under og efter projektet. Dermed også sagt, at alle tre grupper skal støtte op om ideen for at få et PIM projekt prioriteret og efterfølgende succesfuldt implementeret.

RESULTAT

Ovenstående områder skulle gerne give dig et overblik over, hvilke områder din virksomhed har godt styr på, og hvilke områder der har behov for indsatser. Jeg vil klart anbefale at prøve at visualisere dette for de forskellige interessenter, der efterfølgende vil være involveret.

Den måde, som jeg normalt selv visualiserer det på, vil være at score områderne fra 1-10 og stille resultatet op i et Radar diagram. Se nedenstående figur som eksempel.

(1 = Fokus meget vigtigt; 8 = Fokus ej betydning)

Figur 2. Score board

Jo tættere på centrum det enkelte punkt er, jo større behov er der for indsatser. For at gøre baggrunden for scoren tydelig kan figuren med fordel suppleres med bullets. Eksempelvis:

Proces:

Mange overdragelser
Personafhængig
Langsom og rigid

Data:

Mange kilder
God datakvalitet
Osv.

Jeg håber, at ovenstående har givet inspiration i forhold til, hvordan du kan få styr på de indledende geværgreb for en efterfølgende succesfuld PIM implementering.

Du er selvfølgelig altid velkommen til at tage fat i os, hvis du har spørgsmål eller brug for sparring til dit arbejde med PIM. Held og lykke og god arbejdslyst!